Como cada año, los archivos del Ministerio de Defensa se unen a la celebración del Día Internacional de los Archivos este 9 de junio, fecha que conmemora la creación del Consejo Internacional de Archivos (ICA) en 1948. Este organismo se creó con la finalidad de que los archivos, además de prestar servicio como registro y testimonio de los eventos pasados, sean útiles en la formación de la identidad y la evolución de unos sistemas políticos democráticos respetuosos con los derechos humanos. Su labor se desarrolla mediante iniciativas de implementación de estandartes internacionales y facilitando el diálogo entre archivistas, instituciones y personas usuarias de los archivos.
El lema elegido para el Día Internacional de los Archivos 2022 es #SomosArchivo, y con él se pretende reflexionar acerca de cómo los archivos resguardan las historias y el pasado de las personas y las instituciones, su presente y eventualmente su futuro, y del modo en que nos ayudan a comprender quiénes somos y quiénes queremos ser.
Las reflexiones sobre el devenir de sus fondos documentales históricos, el régimen de personal que atendió los primeros archivos militares y sus instrucciones y normativas, son parte de la base sobre la que se sustenta el vigente Plan de Archivos de Defensa, que marca el camino de todos los centros de archivo del Departamento hacia una unidad de actuación que le permita converger esfuerzos y avanzar hacia el futuro de manera unificada, sistemática y planificada.
Con esa idea como inspiración, te invitamos a conocer el Sistema Archivístico de Defensa a través de algunos de algunos de los documentos históricos relativos a su funcionamiento y organización a lo largo de los años.
El comienzo del funcionamiento de los archivos de Defensa.
Desde la creación del Consejo de Guerra en el siglo XVI, los documentos prescritos del mismo y de los organismos que le sucedieron fueron transferidos al Archivo de Simancas y, en el caso de la Secretaría de Marina, también al Archivo General de Alcalá de Henares, es decir, los documentos referentes a la Administración Militar se habían archivado de la misma manera que los documentos del resto de la Administración. Será a partir de la segunda mitad del siglo XIX cuando los ejércitos españoles han contado con sus propios sistemas archivísticos. Será a partir de la segunda mitad del siglo XIX cuando los ejércitos españoles empiecen a contar con sus propios sistemas archivísticos.
Presentamos dos documentos en los que podemos apreciar esos momentos de transición en el que se empieza a gestar una estructura propia de los archivos de Defensa. Durante el siglo XIX el Ministerio de Guerra realizó dos transferencias a Simancas, una en 1826 y otra en 1844. El primer documento regula la preparación de los 1.200 legajos que fueron transferidos en 1826, con recomendaciones que en la actualidad son de uso obligado en la práctica archivística, incluyendo el respeto al principio de procedencia y al orden original, y teniendo en cuenta la tipología documental. Se precisan instrucciones concretas como las siguientes:
- Realización de un inventario manual apuntando el número que lleva cada mazo y de un guion general de los mazos que lleva cada fardo. Se realizaran dos copias, una para remitir a Simancas y otra para la Secretaría.
- Los libros de registro formarán otro negociado, reuniéndose por fechas y materias.
- Se proporciona el número de legajos y la ocupación lineal que tienen los mismos.
- Finaliza con la regulación de una escolta con ocho soldados para el traslado a Simancas en carros cubiertos.
Advertencias generales que deben tenerse presentes para la remesa de papeles de la Secretaría de Estado y del Depósito de Marina que va a hacerse de Real Orden al Archivo General de Simancas en este año de 1826(Archivo General de la Marina "Álvaro de Bazán", signatura 5034).
El segundo documento recoge una relación de las diferentes remesas y Reales Órdenes, y a continuación las Relaciones detalladas de los cajones que contiene la documentación de los distintos archivos de los Apostaderos que en esta fecha se remiten a la Península con motivo de la evacuación de la Isla (Cuba). Es testimonio de dos aspectos interesantes del momento en que se encuentran entonces los archivos de la Administración Militar:
- En primer lugar, se estaba intentando llevar a cabo una recogida ordenada de los documentos siguiendo los principios archivísticos.
- En segundo lugar, se establecen transferencias a los archivos correspondientes: se distingue la documentación que tendría que enviarse al Ministerio de Marina y aquella otra que tendría que enviarse al Archivo Histórico Nacional a la espera de ser enviado al Archivo de Indias, donde se quería reunir toda la documentación relativa a América y Filipinas. Finalmente, dicha documentación se quedó en el Archivo Histórico Nacional, formando la Sección de Ultramar junto con otras remesas pertenecientes al Archivo del Ministerio de Ultramar.
Asuntos particulares. Traslado de documentos de los documentos de ultramar procedentes de Cuba, Puerto Rico y Filipinas a España. 1899 (Archivo General de la Marina "Álvaro de Bazán", signatura 3445)
El antecedente más antiguo de los archivos de Defensa fue el Archivo de la Guerra, que dependía de la Secretaría del mismo nombre creada por Felipe V en 1714, y que fue el órgano antecesor del Depósito de la Guerra. Este nació en 1810 con la misión de conservar la documentación histórica, geográfica y topográfica precisa para llevar a cabo con éxito la Guerra de la Independencia, entonces en curso, e historiarla más tarde. Fue creado al servicio de la Administración Militar y para servir a las instituciones castrenses en sus cometidos. Su creación respondió a la visión historicista y, en la línea de las corrientes positivistas del momento, se recogían aquellos documentos que se consideraban útiles como fuentes para la investigación histórica como si de una colección se tratase. Esta concepción del documento sobrevivió a lo largo de los siglos XIX y XX.
El Reglamento de 1873 del Depósito de la Guerra dio carta de naturaleza a su Archivo Histórico, al que encargó la organización de la Sección de Historia y Estadística Militar y la conservación de “todos los documentos referentes a guerras civiles o con ejércitos extranjeros que vayan ingresando a la disolución de los ejércitos de operaciones y las minutas u originales de memorias y otros trabajos que se hagan en la Sección de Historia”. En este Reglamento ya se daba cuenta de la existencia de personal dedicado a las tareas relacionadas con la organización y la gestión del Archivo.
El Depósito de la Guerra, y con él su Archivo Histórico, se suprimió en 1931. Al término de la Guerra Civil se creó el Servicio Histórico Militar como Sección del Estado Mayor del Ejército, con la misión de ordenar y conservar la documentación en él existente y a fin de facilitar el estudio y la redacción de la historia militar española. Dentro del Servicio Histórico Militar se constituyó un Archivo Central que en el año 1998 recibió el nombre definitivo de Archivo General Militar de Madrid.
Desde estas instituciones de archivo iniciales, el sistema de archivos militares fue desarrollándose, siendo el siglo XX el que vio nacer a varios de los archivos de Defensa actualmente existentes, como el Archivo General Militar de Ávila, que se creó en 1994 a partir de la sección Cuarta del Archivo Central del Servicio Histórico Militar, el Archivo General de la Marina, creado en 1948, el Archivo General Militar de Guadalajara, creado en 1967 para concentrar los documentos del servicio militar obligatorio, etc. Otro ejemplo es la creación mediante el Decreto 2396/1972, de 18 de agosto del Archivo General e Histórico del Ejército del Aire, para lo que se habilitó el Castillo de Villaviciosa de Odón.
Plano de la segunda planta del castillo de Villaviciosa de Odón, que alberga el Archivo General Histórico del Ejército del Aire, procedente de las obras de readaptación de espacios para depósitos documentales. 1985 (Archivo Histórico del Ejército del Aire, signatura N-2791/38, fol.66).
La carrera militar dedicada a los archivos
Desde el siglo XIX, el Ejército de Guerra se preocupó de la organización, gestión y mantenimiento de sus Archivos a través del Cuerpo Auxiliar de Oficinas Militares, según se dispuso en reales decretos de 7 de diciembre de 1886 y de 22 de junio de 1898. Asimismo, se proveyó de personal militar dedicado a estas tareas, indicando que su dedicación debía ser exclusiva, según se puede leer en el art. 50 del Reglamento de 1898, “a fin de que, con una práctica constante, puedan adquirir la idoneidad y conocimientos que tan necesarios son en el especial servicio de que se trata”. El personal militar destinado a ocupar los cargos en los Archivos del Ejército estuvo compuesto por los jefes de cada centro, los jefes y oficiales auxiliares, los escribientes y los sargentos o cabos conserjes. Cada uno de ellos con obligaciones y competencias concretas, y diferenciadas de las del resto.
Las competencias de los archiveros en el Archivo Central de Marina se desgranan con exhaustividad en el Reglamento para el régimen interior del Ministerio del ramo de 1884 y en el Reglamento para el servicio del Archivo Central del Ministerio de Marina de 1885. A través de la lectura de los artículos relacionados con el Archivo Central se pueden conocer las características que debían poseer el personal del Archivo y cómo se organizaría en adelante. Sobre la capacitación de dicho personal, la Real Orden de 16 de octubre disponiendo el arreglo y clasificación del Archivo Central de Marina, de 1884, expresaba la necesidad de que “el personal que vaya ingresando reúna los conocimientos necesarios para este servicio”. Esta disposición disponía que, además del archivero jefe, el centro debía contar con dos jefes u oficiales de la Armada con un mayor conocimiento en materia archivística para colaborar en las tareas de clasificación y ordenación.
Por tanto, no se preveía que los jefes de los archivos militares debieran proceder del ya por entonces existente Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios (actual Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos), sino que solía designarse a militares que habían pasado toda su carrera militar dedicados al funcionamiento y organización de los archivos militares, y que habían recibido una formación e instrucción especializadas en los distintos tipos de documentos tramitados habitualmente por las unidades y oficinas militares. El cargo de archivero-jefe del Archivo de la Guerra fue asumido tanto por civiles –nombrados como “paisanos”- como por militares oficiales, siendo los primeros predominantes durante el siglo XVIII y destacando los segundos a lo largo del siglo XIX. De los militares, destacan los pertenecientes a los Cuerpos de Caballería e Infantería, y de estos, tres figuran como Coroneles Archiveros Primeros.
Cuadro sinóptico de los Archiveros Jefes del Archivo de la Guerra entre 1751 y 1911, refrendado por Santiago de Prado y Gutiérrez el 20 de mayo de 1911 (Archivo General Militar de Madrid). Con posterioridad se han añadido otros nombres, como muestra la tinta y la escritura diferentes.
Archivero jefe del Archivo Central del Ministerio de Marina desde 1895 hasta su fallecimiento cuatro años más tarde, el nombramiento de Lasso de la Vega se produjo por Real Decreto de 16 de octubre de ese año. En su expediente personal, conservado en el Archivo General de la Marina “Álvaro de Bazán”, queda constancia de los empleos que desempeñó en dicho Archivo Central desde el año de 1851 en adelante; desde su puesto como oficial con rango de Subteniente de Infantería de Marina agregado al Archivo hasta su nombramiento como Archivero jefe. Fue, además de militar, un destacado escritor y periodista español, miembro de destacadas organizaciones culturales decimonónicas de nuestro país como la Real Academia Sevillana de Buenas Letras, la Sociedad Económica Matritense de Amigos del País o de la Unión Ibero-Americana.
Ministerio de Marina. Archiveros. Asuntos Personales. Hoja de Servicios de Ángel Lasso de la Vega y Argüelles (Archivo General de la Marina "Álvaro de Bazán", signatura 3448-9).
A diferencia de lo visto con respecto al Ejército de Tierra y a la Armada, Luis de la Cuadra Escrivá de Romaní un funcionario procedente de la sociedad civil y altamente especializado en las tareas que habría de desempeñar, incluido el conocimiento de idiomas extranjeros. Escrivá de Romaní inició su carrera profesional en la Biblioteca Nacional de España, siendo miembro del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos desde 1921. Desde 1927 hasta 1966 fue director del Archivo-Biblioteca del Consejo Superior de Aeronáutica, creado por entonces, y que hasta 1931 ostentó la jefatura de la Aviación.
Cartilla y nombramiento de Luis de la Cuadra Escrivá de Romaní como archivero-bibliotecario del Consejo Superior de Aeronáutica(Archivo Histórico del Ejército del Aire, signatura P-11365, fol. 6).
Al finalizar la Guerra Civil, Luis de la Cuadra Escrivá de Romaní fue depurado por el gobierno franquista y cesado en su puesto. Una vez rehabilitado, solicitó su reingreso en el Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos, jubilándose en 1966 a los 70 años de edad.
Nota de la Secretaría General del Ministerio del Aire sobre el cese del primer archivero-bibliotecario del archivo del arma de Aviación,Luis de la Cuadra Escrivá de Romaní(Archivo Histórico del Ejército del Aire, signatura N-963/10, fol. 7).
La normativa histórica de los archivos del Ministerio de Defensa
Las bases del sistema de archivos militares se van formando con la aparición de diferentes instrucciones y reglamentos a lo largo del siglo XIX.
En fecha tan temprana como 1807, el recién creado Almirantazgo de España e Indias establecido por Real Cédula de 13 de enero, se dota de una Instrucción para el arreglo de su Archivo. Esta Instrucción - que sorprende por su carácter práctico pero también por su modernidad - indica que la documentación deberá guardarse por orden cronológico “en tantos paquetes o legajos como son los xefes que las producen” y se formará con ella legajos que se renovarán cada seis meses. Se señala además que “todo oficio tendrá su extracto reducido y bien formado” y que se deberán hacer referencias cruzadas para la localización de toda la documentación sobre un mismo asunto debiéndose hacer además los índices precisos".
Instrucción para el arreglo del Archivo de la Secretaría del Almirantazgo(Archivo General de la Marina "Álvaro de Bazán", signatura 1137, fol. 3 y 4)
Más trascendencia y duración tendrá elReglamento para el Servicio del Archivo Central del Ministerio de Marina, de 7 de enero de 1885, que puede consultarse a partir de la página 21 del Manual de Reales órdenes de generalidad para el gobierno de la Armada de 1885. En él se detallaban las funciones de cada una de las categorías de personal que existían en el archivo y se establecía una organización del Archivo en tres secciones que se correspondían con la estructura del Ministerio de Marina (secciones de Personal, Material y Administración y contabilidad). También se aprobó un “cuadro sinóptico de clasificación” que se imprimió y repartió por las dependencias del Ministerio para que las peticiones de documentos al Archivo se hicieran con base en el mismo.
Cuadro sinóptico de clasificación del Archivo Central de la Marina, 1885.
Poco después se aprobó el Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los Archivos Militares, de 1 de septiembre de 1898. Sus 56 artículos regulaban todos los aspectos de la organización archivística del entonces existente Ministerio de la Guerra y de todas las unidades Ejército de Tierra, incluidos los organismos territoriales como capitanías generales y gobiernos militares.
- En primer lugar, establecía una clasificación de los expedientes en cuatro secciones denominadas Personal, Asuntos, Material, Causas y Reservado.
- Incluía una serie de formularios que facilitaban un tratamiento uniforme de los documentos militares.
- Marcaba las reglas de ordenación de los expedientes personales, siguiendo un criterio alfabético de tipo fonético.
Ordenación alfabética marcada por el Reglamento de archivos militares de 1898.
Conforme a esta regla de ordenación se formaron los denominados “libros de claves”,instrumentos de descripción que en el Archivo General Militar de Segovia continúan usándose en la actualidad para localizar la signatura de los casi 50.000 legajos de dicho Archivo que contienen expedientes personales datados entre mediados del siglo XVIII y mediados del siglo XX.
Libro de claves, tomo VIII, letra M. Portada y primera página (Archivo General Militar de Segovia).
La historia de los archivos militares tiene otro momento fundamental con la creación en 1928 del antecedente del Archivo-Biblioteca del Consejo Superior de Aeronáutica, antecedente del archivo del Ministerio del Aire, y cuya primera memoria, redactada por el citado Luis de la Cuadra Escrivá de Romaní, incluyó la primera clasificación de su fondo documental.
Memoria anual técnica del Archivo-Biblioteca del Consejo Superior de Aeronáutica correspondiente al año 1928, que incluye la primera clasificación de su fondo documental(Archivo Histórico del Ejército del Aire, signatura N-1244/10, fol. 1-12).
En 1939 el recién creado Ministerio del Aire se dotará de Archivo desde el primer momento,formando sus fondos los correspondientes al Archivo del Consejo Superior de Aviación (creado en 1927), al Archivo General de Aviación Militar (creado en 1930) y “los documentos que van siendo recibidos procedentes de las ocupaciones de la dependencias rojas”.
Nota de la Subsecretaría del Ministerio del Aire de 30 de noviembre de 1939 sobre creación, dependencia y fondos documentales del Archivo del Ministerio del Aire (Archivo Histórico del Ejército del Aire, signatura N-963/10).
Cuando por Orden de 16 de mayo de 1953 del Ministerio del Aire se determine el Reglamento de su Archivo General, , se indicará que deberá regirse “por el Reglamento provisional para el régimen y servicio de los Archivos Militares del Ramo de Guerra - por el citado Reglamento de 1898 – “hasta tanto que se redacte un nuevo reglamento adaptado a las necesidades del Ejército del Aire”.
Orden de organización del Archivo General del Ministerio del Aire, 1953.
Finalmente, en 1998, el Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos Militares, derogará la normativa anterior, creando un marco legislativo común para todos los archivos del Ministerio de Defensa de Defensa. En él quedaron definidas las competencias de cada uno de los órganos encargados de la gestión de los archivos del Sistema Archivístico de Defensa, la composición de éste como la unión de los subsistemas del Órgano Central y de cada uno de los Ejércitos, y la integración funcional de todos los archivos en sus distintas fases. Así mismo, consolidará la aplicación de una serie de conceptos y técnicas acordes con la archivística del siglo XX.
Actualmente, el Sistema Archivístico de Defensa cuenta con 28 archivos históricos, intermedios y científicos, y está a cargo de un Patrimonio Documental que ocupa más de 160 kilómetros de estanterías, abarca cronológicamente más de tres siglos de Historia y es fuente primordial para investigaciones de todo tipo, de alcance nacional einternacional.
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