En el BOE de 19 de agosto de 2021 se ha publicado la Resolución 400/38330/2021, de 19 de julio, de la Subsecretaría, por la que se aprueba la primera parte del Calendario de conservación de series documentales del Ministerio de Defensa, conformado por los criterios a aplicar a 39 series comunes dictaminadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA), y revisado en su reunión de 21 de diciembre de 2020 por la Comisión Calificadora de Documentos de Defensa (CCDD).
La CSCDA es el órgano consultivo superior al que corresponde el estudio y dictamen de los documentos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, y la CCDD es el órgano colegiado del Ministerio de Defensa competente en lo relativo a propuestas de acceso y utilización de los documentos y las series documentales del Departamento.
¿Cómo se ha elaborado el Calendario de conservación de series documentales?
Previamente a ser aprobadas por la CSCDA, las propuestas sobre conservación, eliminación y acceso a las series documentales de la AGE incluidas en este Calendario han sido estudiadas por el Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado, creado en 2012 y conformado por personal del Cuerpo Facultativo de Archiveros del Estado y por personal del Cuerpo de Ayudantes de Archivos del Estado.
Para cada serie documental, el Grupo recoge todo lo relativo al procedimiento correspondiente (organismos participantes, fechas de existencia, legislación reguladora, tramitación, documentos básicos del expediente, plazos de utilización para fines administrativos u otros, interés testimonial o histórico, etc.), en el correspondiente Estudio de identificación y valoración. A continuación, se presentan a dictamen de la CSCDA el estudio y una propuesta de conservación permanente, eliminación parcial o eliminación total, así como los plazos a aplicar y las cuestiones relevantes relativas al acceso a los documentos.
Para que en un Ministerio puedan aplicarse los dictámenes de la CSCDA, debe aprobarse así en Resolución de su Subsecretaría, y publicarse en el Boletín Oficial del Estado. Previamente, el personal técnico de archivos del Ministerio de Defensa ha realizado un estudio de los dictámenes para ajustar lo previsto en ellos a la realidad del Ministerio de Defensa, que cuenta con archivos centrales, intermedios e históricos propios, integrados en el Sistema Archivístico de Defensa.
En su apartado Sexto, la resolución incluye la demora de la eficacia del Calendario de conservación de tres meses que prevé la legislación, plazo durante el cual no puede procederse a ninguna eliminación de documentos. Una vez comience la eficacia de la Resolución, todas las eliminaciones deberán realizarse conforme al procedimiento establecido en la normativa vigente, que contiene las instrucciones necesarias para que cualquier unidad que tenga bajo su responsabilidad documentos pertenecientes a series del Calendario para las que se indica “Eliminación” pueda aplicarlo adecuadamente. El Calendario permite, además, priorizar las transferencias de documentos a los archivos del Sistema Archivístico de Defensa, optimizando el aprovechamiento de sus recursos y mejorando su eficacia.
¿Qué información incluye el Calendario de conservación de series documentales?
El Calendario de conservación es un instrumento básico para la gestión de documentos del Ministerio de Defensa, pues resume el conjunto de criterios a aplicar a cada serie documental en lo relativo a su conservación, eliminación y acceso. También indica el dictamen de la CSCDA en el que pueden encontrarse las instrucciones detalladas necesarias para hacerlo.
En primer lugar, en el Calendario de conservación indica para cada serie documental si debe conservarse permanentemente o puede eliminarse una vez transcurridos los plazos que el propio Calendario indica. En caso de que el Calendario prevea la eliminación de la serie documental, también indica si se eliminará en su totalidad o se conservará una muestra de los expedientes eliminando el resto. En segundo lugar, el Calendario indica el plazo en el que los documentos deben ser transferidos desde la oficina al archivo central, y sucesivamente, al resto de las fases de archivo dentro del Sistema Archivístico de Defensa. Por último, el Calendario señala si los documentos son de acceso libre o de si su consulta está sujeta a alguna restricción prevista por la normativa vigente.
Esta primera parte del Calendario de conservación de series documentales del Ministerio de Defensa incluye los criterios de conservación aplicables a 39 series comunes, es decir, series documentales resultado del ejercicio de funciones que realizan todos los organismos de la Administración. El publicado hoy es un Calendario de conservación parcial que en el futuro será completado paulatinamente mediante sucesivas resoluciones de la Subsecretaría del Ministerio de Defensa. El resto de series documentales del Ministerio de Defensa podrán irse incluyendo en el Calendario a medida que se aprueben los correspondientes dictámenes por la CSCDA (numerándose las respectivas tablas a partir del T040) a fin de facilitar la comprensión completa del Calendario.